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Event management, da noi nulla è lasciato al caso

Un evento, sia esso interno, di natura commerciale o di piazza, rappresenta una straordinaria opportunità di comunicazione nei confronti del pubblico, il quale ha delle aspettative ben precise rispetto ad esso.

Event management, da noi nulla è lasciato al caso

Un evento, sia esso interno, di natura commerciale o di piazza, rappresenta una straordinaria opportunità di comunicazione nei confronti del pubblico, il quale ha delle aspettative ben precise rispetto ad esso. Si tratta di un momento in cui si combinano emozione, relazione ed esperienza secondo un mix estremamente efficace che va ad incidere sia sulla notorietà che sulla reputazione di un brand; non è un caso che, nell’ambito della comunicazione, nonostante i tagli agli investimenti connessi alla crisi degli ultimi anni, proprio il comparto eventi registri una crescita costante e significativa (+12% nel 2015, con un aumento dell’8% dei partecipanti).

Proprio per le sue caratteristiche, un evento di successo va pensato in ogni dettaglio, poiché esso comunica sotto ogni aspetto, dal contenuto alla forma, dallo stile al tono, oltre che attraverso la sua promozione. Integra Solutions ha una notevole esperienza in questo settore ed ha elaborato un personale modello di event management.

Innanzitutto, si parte da un’accurata analisi e dal posizionamento dell’iniziativa (gli obiettivi che essa ha, a chi si rivolge e quali effetti vuole provocare): il 70% del successo di un evento è determinato dalla sua progettazione, quel momento in cui si costruisce un’esperienza che intende essere unica per i partecipanti. È in questa fase che vengono messe in campo anche tutte le… capacità predittive, ipotizzando differenti scenari su quanto potrà succedere!
Dalle strategie al design, dalla pianificazione e budgeting alle attività di fundraising, dall’event marketing alla comunicazione attorno e per l’evento fino ai maggiori ambiti di impiego di questa complessa architettura, nulla viene lasciato al caso; anzi, tutto viene seguito dai vari reparti dell’agenzia, che mette in campo una “task force” di specialisti dedicata al progetto.

Durante l’evento, invece, entrano in campo soprattutto le capacità di coordinamento e di problem solving per far fronte a quanto, auspicabilmente, si era previsto, ma soprattutto a quanto non era stato preventivato che, vi garantiamo, non manca nemmeno nelle situazioni più studiate e meglio preparate. Ed è a queste abilità che è affidato il restante 30% che incide sulla riuscita dell’evento.

E’ poi quando le luci si spengono e gli invitati se ne vanno, che si struttura un’attenta misurazione dei risultati, dalla quantità alla qualità dei presenti, dai feedback ricevuti al coinvolgimento ottenuto. Soprattutto, si mettono in campo le azioni successive nei confronti dei singoli intervenuti. Se, infatti, l’evento in sé può rappresentare il primo approccio oppure un momento intermedio nella relazione con il nostro pubblico, rimane un’occasione preziosa a cui dare seguito con azioni specifiche, proprio sulla base delle reazioni provocate e dell’adesione ai presupposti che avremo misurato nel corso del follow up.

Francesco Ferro
Direttore Generale Integra Solutions

 

(articolo tratto da www.integrasolutions.it/isblog)

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